Soorten boekhoudprogramma’s
Er zijn heel veel soorten boekhoudprogramma’s in omloop.
Daardoor is het voor veel ondernemers moeilijk een keus te maken.
Verder hangt het er ook van af hoeveel je in een boekhoudprogramma wil investeren. Het ene programma is duurder dan het andere, afhankelijk van welke functionaliteiten je er allemaal bij wil hebben.
Ook maakt het uit of een ondernemer alles zelf wil doen, wat zijn administratie betreft, of dat hij juist alles uitbesteed aan een boekhouder en Belastingconsulent.
Het maakt natuurlijk ook uit of er veel of weinig facturen in omgaan en of er met kostenplaatsen gewerkt wordt
Startende ondernemer
Voor een startende ondernemer kan het Excel programma vaak al uitkomst bieden. Dit in samenhang met een ordner die een zakenbank, een verkoopboek en een inkoopboek bevat.
Administratiekantoor Hulp en Gemak levert daarvoor een geschikte spreadsheet. De ondernemer kan dan het spreadsheet op regelmatige basis invullen, en aan het eind van ieder kwartaal, de ingevulde spreadsheet met de bijbehorende ordners afleveren.
In bepaalde gevallen is het opbergen van de verkoop en inkoopfacturen ook mogelijk in een gezamenlijke dropbox map. Belangrijk is om de bestanden een volgnummer te geven en een naam van de leverancier.
Adm. Kantoor Hulp en Gemak verzorgt daarna voor de verwerking van de ingevulde spreadsheet in een uitgebreider boekhoudprogramma met mogelijkheden om de BTW aangifte te verwerken en alles op de goede manier in te boeken.
Aan het eind van het jaar wordt tevens voor de ondernemer de Belastingaangifte voor de Inkomstenbelasting verzorgt.
Op die manier kan de ondernemer doen waar die goed in is en toch zijn aftrekposten volledig benutten.
Bij een wat complexer boekhouding, bijvoorbeeld een boekhouding waarin ook veel buitenlandse inkopen en verkopen voorkomen en veel verschillende betaalsystemen, is een aanvullend factuur programma op het Excel spreadsheet een goede optie.
Moneybird is daarvoor een goede aanrader, temeer omdat je daarmee ook je verkoopfacturen mee fabriceren.
Je kan daar ook al je inkoopbonnen en verkoopbonnen in scannen, en die facturen vervolgens aan betaalsystemen koppelen zodat je in een oogopslag ziet, of alles betaald is.
De boekhouder moet dan meestal nog wel de inkoop – en verkoopfacturen overtikken die in Moneybird staan, in zijn eigen uitgebreide boekhoudprogramma, omdat op die manier de bank goed te verwerken is, en tevens de BTW aangifte zorgvuldig verloopt.
Zeker als er buitenlandse facturen zijn, of andere bijzonderheden, is dat erg belangrijk.
Over het algemeen kunnen bij gebruik van Moneybird geen bonnen vergeten worden, en niet alle facturen hoeven dan niet meer op papier uitgeprint te worden.
Het is wel belangrijk om maandelijks (en als er veel in omgaat wekelijks) de bankafschriften uit te printen met een begin- en eindsaldo. Met daar achter zoveel mogelijk de bewijsstukken zoals benzinebonnen.
Vaak zijn dat bonnen, en sommige inkoopfacturen zoals van een verzekeraar of een energie bedrijf waar vaak geen factuurnummer opstaat.
Verkoopfacturen en de normale inkoopfacturen bevinden zicht meestal in een apart deel van de ordner.
Die hoeven niet achter de bankstukken.
Administratie kantoor Hulp en Gemak gebruikt het boekhoudprogramma CASH.
In bepaalde gevallen kan er ook met E-boekhouden gewerkt worden.